Cách sử dụng mẫu PowerPoint – PPT thiết kế sẵn hiệu quả

Cách sử dụng mẫu PowerPoint - PPT thiết kế sẵn hiệu quả

0

cách sử dụng mẫu powerpoint - PPT hiệu quả

Chắc hẳn nhiều bạn đã quá quen thuộc với PowerPoint (PPT) phải không? Từ cấp 2 ta đã làm quen với công cụ này rồi. Nhưng không phải ai trong chúng ta cũng có cơ hội thường xuyên tiếp xúc và thành thạo công cụ văn phòng này. Vậy nếu một ngày nào đó vô tình trong công việc bạn bắt buộc phải sử dụng PPT để thuyết trình dự án, đề án thăng chức, kế hoạch kinh doanh, báo cáo v.v…thì sao??.. Lúc này căng đây!

  • Làm sao chọn mẫu PowerPoint phù hợp?
  • Làm sao kết hợp được nội dung mình muốn làm với mẫu mình tìm được?
  • Sắp xếp font chữ, hình ảnh như thế nào để slide trình bày trông bắt mắt, thu hút người nghe?

Và…còn vô số những câu hỏi khác trong đầu sẽ làm bạn cảm thấy bối rối, không biết bắt đầu từ đâu.

Kết quả tìm kiếm trên Google với từ khóa “mẫu PowerPoint đẹp”

Phương án sử dụng mẫu PowerPoint thiết kế sẵn thật sự khả thi vào lúc này.

Câu hỏi tiếp theo được đặt ra: “Tìm những mẫu PPT thiết kế sẵn này ở đâu?”. Mình xin trả lời là trên thư viện đồ hoạ Graphic.com.vn với hơn 700 mẫu PPT được thiết kế sẵn và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu tìm kiếm chủ đề thuyết trình của bạn. Ưu điểm của những mẫu PPT này:

  • Bố cục được thiết kế sẵn, không cần bạn phải suy nghĩ cách trình bày như thế nào.
  • Bạn được tự do tuỳ chỉnh bất kì chi tiết nào trong những mẫu này.
  • Màu sắc phong phú cho bạn lựa chọn.
  • Hầu hết mẫu phù hợp với các phiên bản PowerPoint hiện tại.
Rất nhiều mẫu PowerPoint cho bạn tha hồ chọn

Lưu ý: Không phải download về là xong đâu nhé, các bạn cần một số thủ thuật để tạo một bài thuyết trình PowerPoint hoàn chỉnh, mang dấu ấn của riêng mình mà không đâu có được.

Trong nội dung bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn làm thế nào để sử dụng mẫu PowerPoint thiết kế sẵn một cách hiệu quả nhất.

Cách sử dụng mẫu PowerPoint – PPT thiết kế sẵn hiệu quả

Bạn cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây để bạn có 1 bài thuyết trình hoàn hảo, tạo được ấn tượng với người nghe và nâng cao hình ảnh của bạn trong mắt mọi người.

Chuẩn bị nội dung

Bài thuyết trình của bạn không chỉ trình bày với bản thân. Đó là thông điệp bạn muốn truyền tải. Trước khi bắt đầu tìm một mẫu PPT phù hợp, bạn nên suy nghĩ về chủ đề bài thuyết trình, sắp xếp thứ tự các tiêu đề, những ý chính cần thuyết trình. Bốn mẹo nhỏ dưới đây sẽ giúp bạn có một bước khởi đầu hoàn hảo.

1. Chủ đề bài thuyết trình

Xác định rõ chủ đề bạn muốn trình bày là gì? Thông điệp bạn muốn gởi đến người nghe thông qua bài thuyết trình.

2. Viết nội dung ra

Bắt đầu trên một tài liệu Word hoặc Google Doc hoặc trên giấy. Viết toàn bộ dàn ý của bài thuyết trình để cung cấp cho bạn ý tưởng về cách thông tin được truyền tải và thứ tự các nội dung cần trình bày.

3. Đánh dấu những ý quan trọng

Một bài thuyết trình chỉ bao gồm những điểm quan trọng nhất. Bất kể chủ đề là gì cũng dẫn đến điều này (một bài báo; kế hoạch kinh doanh; kế hoạch marketing sản phẩm mới;…không cần phải liệt kê toàn bộ. Hãy chọn các điểm chính và đặt phần còn lại trong “phụ lục” để trình bày trong phần Hỏi & Đáp ở cuối.

4. Biết được đối tượng của bạn

Làm thế nào để thuyết phục được các nhà đầu tư dày dạn kinh nghiệm hay thuyết phục các sếp về kế hoạch marketing sản phẩm của bạn? Tất cả mọi thứ, trên thực tế và trong tưởng tượng sẽ khác nhau. Lựa chọn chủ đề của bạn, ngôn ngữ bạn sử dụng, các ví dụ bạn đưa ra để minh họa cho các điểm và pha chút hài hước cần phải điều chỉnh cụ thể với đối tượng mục tiêu của bạn. Hiểu được đối tượng của bạn, những mong muốn, mục đích và nguyện vọng của họ — là bước đầu tiên hướng tới việc trình bày PowerPoint thuyết phục họ.

Chọn mẫu phù hợp

Sau khi nội dung đã được chuẩn bị xong, việc tiếp theo cần là chọn mẫu PowerPoint phù hợp với nội dung đó. Tùy vào chủ đề mà bạn thuyết trình để tìm những mẫu phù hợp nhất.

Một trong những cách yêu thích của mình khi cần tìm mẫu PPT để thuyết trình là tìm trên Graphic.com.vn. Ngay tại thời điểm viết bài, thư viện đã có sẵn trên 700 mẫu PowerPoint đáp ứng hầu hết những nhu cầu về chủ đề thuyết trình của bạn.

Ví dụ bạn cần thuyết trình về “kế hoạch marketing sản phẩm” hay “kế hoạch kinh doanh” hoặc “đa chủ đề”. Chỉ cần đăng nhập và tìm từ khóa Marketing Plan hoặc Business Plan hay Multipurpose. Bạn sẽ nhận được những kết quả như ý.

Giữ nguyên layout, chọn và sắp xếp slide phù hợp

Để bài thuyết trình được hoàn hảo, bạn cần phải tuân thủ nguyên tắc này. Vì những mẫu PPT đã được thiết kế sẵn về cách trình bày bố cục, font chữ, tiêu đề một cách chỉn chu, chuyên nghiệp. Công việc của bạn chỉ đơn giản là thay nội dung vào.

Mình sẽ ví dụ một cách tiếp cận với bài thuyết trình về kế hoạch marketing bằng PPT để các bạn hiểu rõ hơn về nguyên tắc giữ nguyên layout, chọn và sắp xếp slide phù hợp.

Mình sẽ sử dụng mẫu Digital Marketing Agency Presentation có sẵn trên Graphic.com.vn cho ví dụ trên cũng như trong xuyên suốt bài hướng dẫn này.

Mình chọn từ hơn 60 slides và 8 phiên bản màu sắc từ mẫu Digital Marketing Agency Presentation cho ví dụ này

1. Chọn và sắp xếp slides phù hợp với nội dung

Sau khi chọn được mẫu và tải về, công việc của bạn chỉ mới bắt đầu thôi. Vì nội dung thì bạn đã có rồi nhưng trong một mẫu PPT có rất nhiều slides. Vì thế việc đầu tiên bạn cần làm là chọn và sắp xếp các slides mà bạn cho là phù hợp nhất với nội dung mình cần trình bày.

Kinh nghiệm của bản thân mình: Chọn được slide nào thì kéo slide ấy lên trên và sắp xếp thứ tự luôn. Khi ấy sau khi chọn xong bạn đã có một khung trình bày được sắp xếp theo thứ tự đúng với dàn bài đã lên trước đó rồi.

Digital Marketing Agency Presentation có tất cả 62 slides nhưng mình sẽ không sử dụng hết số slides này, mà chỉ chọn những slides phù hợp với những gì mình cần trình bày thôi.

Không cần sử dụng hết 62 slides này đâu

Một câu hỏi được đặt ra ở đây là: “Làm sao để chọn và sắp xếp slide phù hợp?“. Điều này tùy thuộc vào nội dung bài thuyết trình bạn đã soạn sẵn trước đó. Tùy thuộc vào số lượng câu chữ, tiêu đề và hình ảnh muốn chèn vào mà bạn chọn thôi.

Và bạn cũng đừng lo về điều đấy, trong những mẫu PPT được thiết kế sẵn, nội dung tất cả các slides cũng đã gợi ý cho bạn để bạn dễ dàng lựa chọn slide phù hợp rồi.

Xem thử một vài ví dụ gợi ý tìm slide phù hợp nhé:

2. Giữ nguyên Layout – Chỉ thay nội dung

Phần này khá quan trọng. Tất cả những mẫu PPT được thiết kế từ những nhà thiết kế chuyên nghiệp nên cách họ trình bày bố cục, kích thước tiêu đề, font chữ cũng đã được tính toán kĩ càng. Vì thế, nếu bạn không chuyên nghiệp về lĩnh vực thiết kế thì lời khuyên hữu ích là bạn chỉ cần giữ nguyên thiết kế ban đầu và thay nội dung của mình vào thôi.

Chú ý:

  • Giữ nguyên cách viết Hoa – thường của các câu chữ.
  • Giữ nguyên font chữ của mẫu. Nếu bạn không có font chữ ấy, hãy tìm và download chúng trên Google Fonts.

Ví dụ bên dưới mình sẽ giữ nguyên thiết kế của mẫu Digital Marketing Agency Presentation cho phần mở đầu bài thuyết trình và chỉ thay nội dung vào.

Mình chọn slide 2 của mẫu Digital Marketing Agency Presentation cho phần mở đầu

Như mình đã đề cập ở trên, không cần phải thay đổi bố cục gì cả, chỉ cần thay nội dung vào sau đó điều chỉnh kích thước font chữ cho phù hợp thôi.

Và đây là sự khác biệt: (click vào biểu tượng và rê chuột qua lại để xem nhé)

Thay nội dung
Giữ nguyên Layout

Một vài ví dụ khác cho các bạn tham khảo:

Thay nội dung
Giữ nguyên Layout
Thay nội dung
Giữ nguyên Layout
Thay nội dung
Giữ nguyên Layout

Mẹo: Nếu như trong mẫu bạn tải về không có slides bạn mong muốn, thử tham khảo từ các slides của những mẫu khác và chỉ cần copy chúng qua thôi, PowerPoint sẽ tự động sửa bố cục và màu sắc slide copy đồng bộ với slide bạn đang làm đấy.

Kết hợp hình ảnh, Icons

Ngoài nội dung, cách sắp xếp bố cục ra thì hình ảnhicons cũng đóng góp một phần quan trọng tạo nên 1 bài thuyết trình PPT hoàn hảo.

Fact: Bạn có thể tìm thấy thư viện hình ảnh chất lượng cao với chủ đề vô cùng phong phú trên Graphic.com.vn.

Thư viện hình ảnh trên Graphic.com.vn

1. Về hình ảnh

Thông thường những mẫu PPT sẽ không bao gồm hình ảnh khi bạn tải về. Nhưng đừng lo việc đó, chỉ cần vào Graphic.com.vn, vào mục “Photos“, gõ từ khóa bạn mong muốn để tìm những hình ảnh chất lượng cao cho bài thuyết trình của mình.

Nhưng không nhất thiết bạn phải vào mục Photos chọn hình ảnh, cứ gõ bất kì từ khóa nào mong muốn ở trang chủ Graphic.com.vn. Những sản phẩm thiết kế sẽ hiện ra và bạn có thể tải về những hình ảnh cover của các sản phẩm bằng cách click chuột phải chọn “save image as”.

Đừng lo về việc không biết đặt hình ảnh như thế nào cho đẹp bạn nhé. Vì trong các slide của mẫu PPT đã được thiết kế sẵn những chổ cần đặt hình ảnh vào rồi, bạn chỉ việc kéo và thả ảnh vào thôi.

Sau khi chèn hình ảnh
Chỉ có nội dung
Nội dung kèm hình ảnh
Chỉ có nội dung
Nội dung kèm hình ảnh
Chỉ có nội dung

Lời khuyên: nếu bạn không biết cách đặt hình ảnh và bố trí như thế nào, xem lại các demo từ mẫu gốc để tham khảo.

2. Về Icons

Tất cả những mẫu PPT trên Graphic.com.vn thông thường sẽ có phần icons tại những slide cuối cùng bạn chỉ việc “copy – paste” vào slide mình muốn chèn icons.

các icons có sẵn trong slide (mẫu Business Plan Powerpoint)

Ngoài ra sẽ có những mẫu không bao gồm icons trong các slides nhưng sẽ có link download các icons trong file tải về.

Link download được cung cấp trong file tải về

Cùng xem sự khác biệt khi không có icons và khi đã chèn icons vào nhé:

Nội dung với Icons đặc sắc
Nội dung không icons
Sau khi chèn Icons
Không có icons

Kết hợp Transition, Animation.

Giai đoạn thay nội dung, hình ảnh và icon đã xong, bạn đã hoàn tất 80% bài thuyết trình của mình rồi. Giờ là công việc tạo ấn tượng cho các slides và nội dung bằng cách thiết lập sự xuất hiện của chúng.

1. Transitions

Là hiệu ứng xuất hiện của các slide được bạn thiết lập trước và hoàn toàn tùy chỉnh. Cách thiết lập:

Bước 1: Chọn slide cần thiết lập.

Chọn slide cần thiết lập

Bước 2: Tại thanh menu trên cùng của PPT chọn “Transitions

Chọn “Transitions” trên thanh menu

Bước 3: Hàng loạt các hiệu ứng sẽ xuất hiện cho bạn lựa chọn. Nếu cần tìm thêm hiệu ứng, bạn click vào dấu mũi tên bên góc phải của hộp công cụ.

Hộp công cụ chọn hiệu ứng và thêm nhiều hiệu ứng khác

Ghi chú:

  • Khi bạn chọn hiệu ứng PPT sẽ hiện thị ngay hiệu ứng đó để bạn kiểm tra.
  • Bên phải của hộp công cụ là phần điều chỉnh thêm cho các slide bao gồm 2 phần.

Âm thanh và thời gian của slide

  • Sound: Chọn âm thanh cho slide khi xuất hiện.
  • Duration: Thời gian hiển thị của slide cho bản trình chiếu để bạn căn chỉnh thời gian thuyết trình.
  • Apply to all: Thiết lập điều chỉnh cho toàn bộ các slide.

Advance slide

  • On Mouse Click: thiết lập phương thức cho slide xuất hiện bằng click chuột.
  • After: Thiết lập thời gian để slide xuất hiện (tính bằng giây).

2. Animations

Là hiệu ứng xuất hiện của các chi tiết trong slide được bạn thiết lập trước và hoàn toàn tùy chỉnh. Cách thiết lập:

Bước 1: Chọn slide cần thiết lập.

Chọn slide cần thiết lập

Bước 2: Chọn chi tiết cần thiết lập trong slide

Chọn chi tiết

Bước 3: Trên thanh menu công cụ trên cùng chọn “Animations

Click chọn Animations

Bước 4: Sau khi chọn “Animations“, hộp công cụ sẽ hiện ra và bạn chọn hiệu ứng mà bạn thích. Ngoài ra bạn có thể chọn thêm nhiều hiệu ứng khác tại mũi tên ở góc phải hộp công cụ.

Chọn và thêm nhiều animations khác cho các chi tiết

Ghi chú:

  • Khi bạn chọn hiệu ứng PPT sẽ hiện thị ngay hiệu ứng đó để bạn kiểm tra
  • Bên phải của hộp công cụ là phần điều chỉnh thêm cho các hiệu ứng bao gồm 2 phần:

Advanced animation

  • Add Animation: Thêm hiệu ứng khác.
  • Animation Pane: Chỉnh thời gian cho hiệu ứng.
  • Triggle: Ngăn hiệu ứng xuất hiện trên chi tiết.
  • Aniation Painter: Sử dụng chung hiệu ứng cho những chi tiết khác.

Timing

  • Start: Cách hiệu ứng xuất hiện (click chuột, xuất hiện đồng thời với slide, xuất hiện sau slide )
  • Duration: Thời gian hiệu ứng xuất hiện.
  • Delay: Độ trễ của hiệu ứng.
  • Move Earlier/Later: cho hiệu ứng trong chi tiết đã chọn xuất hiện Sớm/Trễ hơn chi tiết khác.

Slide Master

Đa phần các mẫu PPT thiết kế sẵn hiện nay, bên trong các slide thường sẽ xuất hiện logo, tên công ty hoặc đơn vị thiết kế mẫu PPT đó và chúng ta không thể click chuột chọn hay xóa phần nội dung ấy được. Vậy làm thế nào để xóa hoặc thay đổi chúng thành logo, tên công ty hoặc tên dự án của mình? Đây chính là nhiệm vụ của Slide Master.

Slide Master là trình điều khiển thông minh trong PPT, nó cho phép bạn thay đổi, thiết lập nội dung của 1 slide và sau đó sẽ đồng bộ đến tất cả slides còn lại. Nói một cách khác, bạn không cần phải xóa, thêm hay thay đổi nội dung chung của tất cả slides, chỉ cần thay 1 slide và Slide Master sẽ đồng bộ tất cả slides còn lại.

Vì đây là những mẫu PPT được thiết kế sẵn nên bạn không cần tùy chỉnh nhiều trong Slide Master, thông thường bạn chỉ cần chú ý vào 3 điểm sau thôi: Header, Footer, Color. Nhưng trước khi đi vào chi tiết mình sẽ hướng dẫn các bạn cách vào Slide Master.

Bước 1: Trên thanh menu công cụ trên cùng chọn “View”

Bước 2: Hộp công cụ “View” xuất hiện chọn “Slide Master“.

Bước 3: Giao diện Slide Master xuất hiện (hầu hết các mẫu PPT đều đã được thiết lập sẵn, bạn không cần phải chỉnh sửa nhiều). Ta bắt đầu đi vào 3 phần quan trọng mình đề cập ở trên.

Giao diện cho tất cả các slide đã được thiết lập sẵn

Lưu ý quan trọng: Cấu trúc giao diện các slide bên trái là cấu trúc “mẹ – con“. Vì thế bạn chỉ cần thay đổi slide “mẹ“, tất cả các slides “con” sẽ thay đổi theo.

1. Header

Header dùng để chèn logo công ty, tên công ty, hoặc dự án thuyết trình. (Một số mẫu PPT dùng Header làm tiêu đề cho các slide).

Ví dụ bên dưới mình đã chèn logo Graphic.com.vn vào Header của slide “mẹ” trong Slide Master. Tắt chế độ xem Slide Master (Close Master View) để xem kết quả nhé.

Logo Graphic.com.vn được chèn vào Header

Và kết quả bên ngoài:

2. Footer

Footer dùng để chèn slogan, châm ngôn hoặc đánh dấu số trang cho slides.

Ở ví dụ cho phần Header bên trên, mình đã thay logo Graphic.com.vn cho Header đồng thời chuyển phần đánh dấu số trang xuống Footer phía dưới góc phải. Các bạn xem lại ảnh trên để tham khảo.

3. Color

Những mẫu PPT đã được thiết kế sẵn về màu sắc, do đó nếu không cần thiết bạn cũng không nên thay đổi color mặc định.

Trường hợp cần thay đổi bạn cũng nên thay đổi theo bộ color có sẵn.

Lưu ý quan trọng: tuyệt đối không được tự ý thay đổi color vì sẽ làm rối bố cục, gây khó chịu cho người xem.

Mình sẽ hướng dẫn cách xem và thay đổi bộ color bên dưới:

Bước 1: Tại giao diện Slide Master chọn “Color

Giao diện chọn Color

Bước 2: Tất cả các bộ color thiết kế sẵn sẽ hiện ra và bạn chọn bộ mình thích thôi

Chọn bộ Color mình thích

Lưu ý:

Slide Master rất quan trọng vì nó sẽ quyết định định dạng chung cho tất cả các slides.

Vì thế mình sẽ có 1 bài hướng dẫn riêng về cách sử dụng Slide Master trong thời gian sớm nhất. Các bạn nhớ đón theo dõi nhé.

Kiểm tra tổng thể

Bạn đã hoàn thành công việc chuẩn bị cho bài thuyết trình PowerPoint của mình rồi. Giờ là lúc kiểm tra lại mọi thứ, ra soát câu chữ, lỗi chính tả, font chữ, hình ảnh, hiệu ứng, logo…

Khi đã thực hiện xong tất cả các bước trên. Hãy chiêm ngưỡng thành quả của mình nào. Nó có giúp bạn tự tin hơn với bài thuyết trình của mình chưa? Gửi phản hồi về cho team nếu trong quá trình thực hiện bạn gặp bất cứ khó khăn nào nhé. Và hãy nhớ điều này:

PowerPoint chỉ là công cụ. Quan trọng nhất vẫn là sự tự tin ở bản thân bạn.

Chúc các bạn thành công!

Source Secret Team
Via Graphic Vietnam
Comments
Loading...