[60s_share] Cách làm việc hiệu quả với Gmail Task

Cách làm việc hiệu quả với Gmail Task


Giống như nhiều người kinh doanh, một ý tưởng trong kinh doanh có thể đến với bạn thông qua hộp thư đến của bạn. Theo dõi công việc của bạn trên email trong Gmail là phương tiện giữ cho khối lượng công việc của bạn lên hàng đầu. Thậm chí quan trọng hơn, nó là sự khác nhau giữa việc kinh doanh hoặc kinh doanh thất bại.

Ngày nào cũng vậy, một chủ doanh nghiệp có thể nhận được email từ:

  • khách hàng tiềm năng mới
  • những câu hỏi của các khách hàng hiện tại
  • nhà cung cấp hoặc đồng nghiệp cùng các câu hỏi

Là một người kinh doanh, bằng cách nào đó bạn cần phải nắm bắt được tổng quát tất cả các công việc thông qua thư Gmail của bạn. Không có gì tuyệt vời nếu bạn có thể nắm giữ danh sách việc cần làm vào hộp thư của bạn?

Với Gmail, bạn có thể tích hợp thư của bạn với một danh sách công việc và cải thiện năng suất Gmail của bạn. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích tại sao một danh sách công việc lại quan trọng. Tôi sẽ cho bạn thấy làm thế nào để tạo và chỉnh sửa tác vụ bằng cách sử dụng danh sách tác vụ của Gmail. Tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng danh sách tác vụ của Gmail trên Google Calendar.

Cách làm việc hiệu quả với Gmail Task

Việc duy trì một danh sách công việc có thể tạo nên một sự khác biệt lớn trong năng suất làm việc của bạn. Danh sách công việc sẽ giúp bạn thực hiện công việc như đã định. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể bằng cách sử dụng một danh sách công việc:

  • Tránh quên đi những việc cần làm
  • Giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày của bạn
  • Cho phép bạn xem lại các công việc trong nháy mắt
  • Cho phép bạn xem những gì bạn đã đã thực hiện

Những người sử dụng danh sách công việc có xu hướng dành nhiều thời gian làm việc để hướng tới mục tiêu của họ và ít lãng phí thời gian hơn. Nói chung, chúng làm tăng cao năng suất hơn.

1. Tạo và chỉnh sửa tác vụ bằng cách sử dụng công cụ Gmail Task Lists

Để bắt đầu sử dụng Gmail Task Lists, bạn cần kích hoạt chức năng tạo và chỉnh sửa tác vụ.

  • Bước 1. Cách tạo một tác vụ mới trên Gmail

Từ màn hình chính của Gmail.

cách làm việc hiệu quả với Gmail task

Nhấp vào mũi tên màu đỏ cạnh chữ Gmail. Một trình đơn thả xuống hiển thị.

cách làm việc hiệu quả với Gmail task

Nhấp chọn Tasks để mở Gmail Task Lists. Danh sách tác vụ của bạn xuất hiện phía dưới bên phải của màn hình Gmail.

cách làm việc hiệu quả với Gmail task

Để tạo tác vụ, nhập tên tác vụ bên cạnh hộp kiểm đầu tiên. Bạn vừa mới tạo tác vụ đầu tiên.

cách làm việc hiệu quả với Gmail task

Gõ tên tác vụ cạnh hộp kiểm.

Để thêm tác vụ khác, nhấp chọn tác vụ đầu tiên bên dưới. Một hộp kiểm khác xuất hiện. Bạn có thể thêm một tác vụ vào hộp kiểm thứ hai bằng cách gõ tên tác vụ. (Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng dấu cộng ở bên dưới Gmail Task Lists.

Lập lại tiến trình như thông thường đến khi bạn cần hoàn tấc danh sách tác vụ email của bạn.

  • Bước 2. Cách thêm chi tiết vào một tác vụ

Bây giờ bạn đã tạo một tác vụ, bạn có thể thêm ghi chú hoặc những chi tiết khác vào nó. Để hiển thị hộp thoại Details, nhấp chọn mũi tên bên phải tác vụ. Hộp thoại Details hiển thị.

The Details dialog box
Nhập chi tiết tác vụ vào hộp thoại Details.

Từ hộp thoại Details bạn có thể:

  • Chỉ định một ngày hết hạn cho công việc của bạn
  • Nhập ghi chú về công việc của bạn
  • Di chuyển tác vụ đến một danh sách tác vụ khác.

Tôi sẽ giải thích làm thế nào để thực hiện các tác vụ đầu tiên trong bước này. Chúng ta sẽ thảo luận cách để di chuyển một tác vụ trong bước cuối cùng.

  • 1. Chỉ định một ngày hết hạn

Hãy bắt đầu bằng cách chỉ định một ngày hết hạn. Nhấp chọn trường Due date. Một lịch sẽ hiển thị.

Due Date calendar

Để ấn định ngày hết hạn, bạn nhấp chọn ngày trên lịch.

  • 2. Thêm một ghi chú

Để thêm một ghi chú vào tác vụ, nhấp vào trường Notes và nhập ghi chú của bạn.

The Notes field

Bạn vừa mới thêm một ngày hết hạn và một ghi chú vào một tác vụ trên Gmail. Thông tin mà bạn thêm hiển thị bên dưới tác vụ trên danh sách kiểm của bạn.

Bây giờ hãy xem tiến trình chỉnh sửa tác vụ trên Gmail.

  • Bước 3. Cách chỉnh sửa một tác vụ Gmail

Một khi bạn tạo được một vài tác vụ, bạn có thể muốn chỉnh sửa tác vụ và chỉnh sửa một vài chi tiết. May mắn thay, quá trình chỉnh sửa thì đơn giản. Bằng cách mở danh sách tác vụ, mở hộp thoại Details. Có hai phương pháp để mở hộp thoại Details.

  1. Nhấp chọn tác vụ để chỉnh sửa. Nhấp chọn mũi tên bên phải của tác vụ để mở hộp thoại Details.
  2. Nhấp chọn Actions ở phía dưới bên trái của danh sách tác vụ để mở trình đơn xổ xuống. Nhấp Edit details để mở hộp thoại Details.
Edit details option on the Action menu

Một khi hộp thoại Details mở, bạn có thể chọn một ngày hết hạn từ lịch hoặc gõ tên tác vụ và ghi chú.

  • Bước 4. Cách loại bỏ một tác vụ Gmail

Sau khi bạn hoàn tất danh sách tác vụ Gmail, bạn có thể quyết định loại một tác vụ. Có thể tác vụ không cần thiết hoặc có thể nó mắc lỗi. Cho dù trường hợp nào đi nữa, không khó để loại bỏ một tác vụ.

Để loại bỏ một tác vụ, đơn giản hãy xóa nó.  Hoặc, bạn có thể di chuyển tác vụ đó sang danh sách tác vụ khác. Tôi sẽ chỉ bạn cả hai phương pháp. Hãy bắt đầu bằng cách xóa một tác vụ.

  • 1. Xóa một tác vụ Gmail

Bằng cách mở danh sách tác vụ, nhấp chọn tác vụ bạn muốn loại bỏ. Nhấp vào biểu tượng thùng rác phía dưới bên phải danh sách tác vụ của bạn.

Deleting a task

Tác vụ đã được xóa.

  • 2. Di chuyển một tác vụ Gmail

Giả sử rằng tác vụ có danh sách sai. Bạn có thể di chuyển một tác vụ từ danh sách này sang danh sách tác vụ khác.

Nhấp vào tác vụ bạn muốn di chuyển và nhấp vào mũi tên bên phải của tác vụ. Hộp thoại Details xuất hiện.

Move a task to another Gmail task list

Nhấp nút Move to list về phía dưới cùng của hộp thoại để thấy trình đơn thả xuống với các danh sách tác vụ Gmail hiện tại.

Available Gmail Task Lists

Nhấp vào danh sách tác vụ, nơi bạn muốn di chuyển tác vụ. Trong trường hợp này là danh sách Groceries. Nếu danh sách bạn chọn chưa kích hoạt, bạn sẽ nhận được tin nhắn: “Danh sách Groceries không hiển thị bây giờ, vì vậy tác vụ này sẽ không sớm được hiển thị”.

2. Cách sắp xếp danh sách tác vụ Gmail

Có một vài phương pháp bạn có thể sử dụng để cải thiện cách sắp xếp Gmail task lists. Trong phần này, tôi sẽ thảo luận.

  • Cách di chuyển một tác vụ trong một danh sách tác vụ.
  • Cách tạo một tác vụ phụ
  • Cách sắp xếp danh sách tác vụ của bạn
  • Cách in hoặc gửi email một danh sách tác vụ
  • Bước 1. Cách di chuyển một tác vụ trong Gmail

Bạn có thể thay đổi thứ tự của các tác vụ trong danh sách của bạn. Bắt đầu mở danh sách tác vụ trên Gmail. Nhấp chọn tác vụ bạn muốn di chuyển. Nhấp chọn tùy chọn Actions ở phía dưới bên trái của danh sách tác vụ. Trình đơn thả xuống hiển thị.

Actions drop-down menu

Để di chuyển tác vụ trong danh sách của bạn, nhấp tùy chọn Move up. Để di chuyển tác vụ xuống trong danh sách, nhấp tùy chọn Move down. Chọn tác vụ di chuyển lên hoặc xuống trong danh sách tác vụ của bạn.

Lập lại tiến trình để tiếp tục di chuyển tác vụ.

  • Bước 2. Cách tạo một tác vụ phụ

Bạn cũng có thể sử dụng thụt lề để tạo ra tác vụ phụ trên danh sách nhiệm vụ Gmail. Bắt đầu mở một danh sách tác vụ. Nhấp vào tác vụ mà bạn muốn đổi thành một tác vụ phụ.

Select a Gmail task to become a sub-task

Nhấp vào tùy chọn Actions ở phía bên trái dưới cùng của danh sách tác vụ. Trình đơn thả xuống hiển thị.

Indent and Un-indent options on the Actions drop-down menu

Để thụt lề tác vụ trong danh sách tác vụ Gmail của bạn, bấm vào tùy chọn Indent . Tác vụ đã chọn được thụt vào dưới tác vụ trước đó trong danh sách tác vụ của bạn. Trong trường hợp này tác vụ Run spell check.

Indented subtask

Để thụt lề tác vụ, chọn tác vụ và nhấp Actions. Sau đó nhấp tùy chọn Un-indent từ trình đơn thả xuống.

  • Bước 3. Cách sắp xếp các tác vụ Gmail

Phân loại các tác vụ trên danh sách tác vụ Gmail của bạn là một cách tuyệt vời để sắp xếp lại. Gmail cho phép bạn tự động sắp xếp công việc của bạn theo ba cách:

  1. Theo sắp xếp của bạn. Trật tự mà bạn tạo ra các tác vụ. Hoặc, trật tự mà bạn thay đổi danh sách tác vụ của bạn để sử dụng tùy chọn Move up hoặc Move down.
  2. Các tác vụ đã được hoàn chỉnh. Trật tự này chỉ hiển thị những tác vụ mà bạn đã hoàn thành. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn cần mở một trạng thái báo cáo.
  3. Ngày hết hạn. Trật tự này sắp xếp các tác vụ bằng việc ấn định ngày hết hạn của chúng. Các tác vụ không có ngày hết hạn hiển thị ở dưới cùng của danh sách.

Hãy bắt đầu bằng việc sắp xếp các tác vụ bằng ấn định ngày hết hạn.

  • 1. Sắp xếp theo ngày hết hạn

Từ màn hình chính của cửa sổ Gmail với danh sách tác vụ được mở.

Task List is open

Nhấp vào tùy chọn Actions ở phía bên trái ở dưới của danh sách công việc để mở lên trình đơn.

Sort by Due Date option

Nhấp vào Sort by due date để sắp xếp các tác vụ trên danh sách theo ngày hết hạn. Ngày hết hạn hiển thị từ ngày đầu tiên đến ngày mới nhất. Những tác vụ không có ngày hết hạn xuất hiện ở cuối danh sách.

List sorted by due date

Để thay đổi thứ tự sắp xếp từ ngày hết hạn mới nhất sang ngày hết hạn đầu tiên, quay lại tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống. Nhấp tùy chọn Reverse sort order.

  • 2. Sắp xếp theo các tác vụ hoàn chỉnh

Từ màn hình chính của cửa sổ Gmail với danh sách tác vụ mở. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là đánh dấu một số tác vụ đã hoàn chỉnh. Để đánh dấu một tác vụ hoàn chỉnh, nhấp vào hộp kiểm bên trái tác vụ.

Completed tasks

Một dấu kiểm hiển thị bên cạnh mỗi tác vụ hoàn chỉnh. Hoàn chỉnh đã được bỏ qua nhưng vẫn có thể nhìn thấy được.

Tiếp theo, nhấp chọn Actions bên trái ở dưới danh sách tác vụ để khởi động trình đơn thả xuống.

View completed tasks option

Nhấp vào View completed tasks. Chỉ những tác vụ hoàn chỉnh mới được hiển thị.

View with only completed tasks
  • 3. Trở về theo thứ tự sắp xếp của bạn

Sau khi sắp xếp danh sách tác vụ trên Gmail của bạn theo nhiều cách khác nhau, bạn có thể quay lại cách sắp xếp bạn đầu của bạn. Để thực hiện điều này, nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị trình đơn thả xuống. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào View in my order.

Danh sách tác vụ được sắp xếp lại theo sắp xếp của bạn từ đầu.

Chú ý: Bất kỳ tác vụ nào mà bạn đánh dấu hoàn chỉnh lúc đầu vẫn hiển thị là đã hoàn thành.

  • Bước 4. Cách in hoặc gửi mail một danh sách tác vụ

Bạn có thể chia sẻ tác vụ của bạn trên Gmail bằng cách in nó ra hoặc gửi email đến người khác.

  • 1. In danh sách tác vụ của bạn trên Gmail

In danh sách công việc của bạn, từ màn hình chính của Gmail với danh sách tác vụ mở. Nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống.

Print task list option

Nhấp vào tùy chọn Print task list. Danh sách tác vụ xuất hiện trong một cửa sổ riêng biệt cùng với hộp thoại Print.

Check your printer settings

Kiểm tra kỹ cài đặt máy in của bạn là chính xác. Nhấp vào OK để in danh sách công việc của bạn.

  • 2. Gửi email danh sách công việc của bạn trên Gmail

Để gửi email danh sách công việc của bạn, từ màn hình chính của Gmail với danh sách tác vụ mở. Nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống.

Email task list option

Nhấp vào Email task list. Một cửa sổ thư mới mở ra bên cạnh danh sách công việc.

New email message with task list

Nhập địa chỉ email của người bạn muốn gửi email danh sách công việc của bạn ở trên cùng thư mới. Nhấp vào nút Send ở dưới góc bên trái của cửa sổ thư mới.

3. Cách làm việc với danh sách nhiều tác vụ

Bạn hoàn toàn có thể thực hiện một danh sách công việc trên Gmail, nhưng có lẽ một danh sách là không đủ. Bạn có thể tạo những danh sách công việc riêng biệt cho nhiều lý do khác nhau, ví dụ: bạn có thể muốn một danh sách công việc riêng biệt cho từng dự án. Bạn có thể muốn có một danh sách công việc cá nhân.

May mắn thay, trong Gmail, bạn có thể tạo nhiều danh sách công việc hơn. Chúng tôi đã đã giải thích làm thế nào để di chuyển một tác vụ sang một danh sách tác vụ khác. Trong bước này, tôi sẽ chỉ bạn cách thực hiện:

  • Tạo một danh sách tác vụ mới
  • Chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ
  • Cách xóa một danh sách tác vụ
  • Bước 1. Cách tạo một danh sách tác vụ mới trên Gmail

Từ cửa sổ chính của Gmail với danh sách tác vụ mở.

Main Gmail window with List icon circled

Nhấp vào biểu tượng List ở góc dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup sẽ hiển thị.

List popup menu with New list option

Nhấp vào tùy chọn New list. Xuất hiện hộp thoại New List.

New List dialog box

Nhập tên danh sách mới của bạn trong trường Create a new list named. Nhấp vào nút OK. Danh sách tác vụ mới được tạo ra. Danh sách mới của bạn bây giờ là danh sách email đang hoạt động. Danh sách Gmail khác thì không nhìn thấy được.

  • Bước 2. Chuyển đổi qua lại giữa các danh sách tác vụ

Nếu bạn có nhiều hơn một tác vụ, bạn cần biết cách chuyển đổi qua lại giữa chúng.

Từ danh sách tác vụ mở của bạn trong cửa sổ chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng list ở phía dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup hiển thị.

Available Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menu

Ở dưới cùng của trình đơn popup, bạn sẽ thấy một danh sách email các tác vụ. Trong trường hợp này là L Spencer’s list and Personal Tasks.

Để hiển thị một danh sách tác vụ, nhấp vào nó. Danh sách tác vụ mà bạn chọn sẽ được kích hoạt. Bạn sẽ thấy nó trong danh sách tác vụ. Danh sách không kích hoạt (danh sách mà bạn không chọn) không nhìn thấy được.

  • Bước 3. Cách xóa một danh sách tác vụ Gmail

Đôi khi một danh sách công việc có thể không hữu dụng. Khi đó, bạn cần xóa nó đi.

Để xóa một danh sách tác vụ của Gmail, bắt đầu với danh sách tác vụ bạn muốn xóa, mở trong cửa sổ chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng danh sách ở phía dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup xuất hiện.

Delete option on the List popup menu

Nhấp vào tùy chọn Delete list trên trình đơn popup. Một hệ thống nhắc nhở sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn xoá vĩnh viễn kích hoạt danh sách tác vụ Gmail. Nhấp OK. Danh sách kích hoạt đã được xóa đi.

Lưu ý: Danh sách mặc định của bạn (danh sách đầu tiên hiển thị khi bạn mở công cụ tác vụ của Gmail) không thể xóa được. Tuy nhiên, bạn có thể xóa tất cả các danh sách công việc.

4. Cách sử dụng tác vụ Gmail với Google Calendar

Công cụ danh sách tác vụ của Gmail cũng được kết hợp với công cụ Google calendar.

  • Bước 1. Sử dụng Gmail Task List với Google Calendar

Mở Google Calendar bằng cách sử dụng cùng một tài khoản Google, giống như tài khoản bạn sử dụng để tạo ra Gmail Task List. Cửa sổ chính của Google Calendar sẽ xuất hiện.

The main Google Calendar window

Bên trái của Google Calendar, ở giữa, bạn sẽ thấy My calendars. Lịch mới nhất được thống kê dưới My calendarsReminders. Đây là vị trí bạn sẽ tìm thấy Gmail Task List của bạn.

Nhấp vào Reminders và nhấp chọn mũi tên bên phải để mở một cửa sổ popup.

The Reminders popup window

Nhấp vào tùy chọn Switch to Tasks để mở Gmail Task List kích hoạt danh sách tác vụ Gmail bên phải trong cửa sổ Google Calender. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng tác vụ hộp kiểm xuất hiện ở đầu danh sách các sự kiện Google Calendar của bạn.

Google Calendar with Gmail tasks list

Ngay khi danh sách tác vụ email của bạn hiển thị trong Google Calendar, bạn có thể làm việc với nó theo cùng một cách trong Gmail. Bạn có thể sử dụng hộp kiểm ở đầu lịch để đánh dấu tác vụ hoàn thành.

Khi bạn quay lại Gmail, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện danh sách tác vụ của bạn trong Google Calendar sẽ xuất hiện trong danh sách tác vụ của bạn trong Gmail.

Tóm lại

Những tác vụ của Gmail có thể giúp bạn làm việc với hiệu suất nhiều hơn với những email quan trọng. Tạo một Gmail task lists dựa trên một tác vụ trên hộp thư đến của bạn.

Bạn sẽ có thể đặt lên hàng đầu khối lượng công việc của bạn. Hơn hết, bạn sẽ trả lời tin nhắn đến khách hàng và khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng. Nâng cao hiệu suất sử dụng email không phải là khó khăn, một khi bạn biết cách sử dụng các tác vụ Gmail một cách hiệu quả.

[Share]!!

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách làm việc hiệu quả với Gmail Task được giới thiệu trên Secret. Ngoài ra bạn có thể tham khảo và download các mẫu Email Template, Email Signature chuyên nghiệp từ Graphic.com.vn.

Source Tutplus
Via Secret Team Tutquick Team
Comments
Loading...