[60s_Share] Cách Soạn Và Gửi Email Với Gmail

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách soạn và gửi email với Gmail, bao gồm cách soạn mail với Gmail chuyên nghiệp hơn và cùng tìm hiểu một số tính năng cơ bản của Gmail.

Sử dụng Gmail cho việc kinh doanh nhỏ của bạn làm mang nhiều ý nghĩa. Nó là một hệ thống bảo mật. Miễn phí. Và nó tích hợp với các công cụ khác của Google.

Tuy nhiên, nó sẽ vô tác dụng nếu bạn không biết cách soạn và gửi email với Gmail. Là những người kinh doanh nhỏ, bạn cần biết cách gởi thông tin đến những người khác. Bạn cần biết cách đính kèm hoặc chèn thông tin vào thư khi cần thiết. Bạn cũng cần biết cách chuyển tiếp một thư mà bạn nhận hoặc sao chép thư mà bạn đang gởi.

Cách Soạn Và Gửi Email Với Gmail

Xem qua những bước cụ thể dưới đây để biết thêm chi tiết cách soạn và gửi email với Gmail.

Bước 1: Mở Gmail

Bắt đầu mở hộp thư Gmail của bạn. Nếu bạn chưa cài đặt tài khoản Gmail, tham khảo hướng dẫn nhanh của chúng tôi:

Cách soạn và gửi email đầu tiên với Gmail

Bước 2: Tạo một thư Gmail mới

Mở hộp thư đến Gmail, nhấp vào nút Compose ở phía trên bên trái của màn hình.

how to send gmail Compose Button

Form New Message sẽ hiển thị.

New Message Form

Trước khi bắt đầu điền vào biểu mẫu New Message, bạn có thể phóng to nó trên màn hình bằng cách nhấp vào biểu tượng Maximize ở góc trên bên phải của màn hình (nó trông giống như hai mũi tên chéo).

Bước 3: Điền vào biểu mẫu New Message

Trên form New Message có bốn vùng cơ bản để điền vào:

  • Trường To
  • Trường From
  • Trường Subject 
  • Nội dung thư

Có các liên kết ở góc trên bên phải của New Message cho phép bạn sao chép tin nhắn.

1. Cách điền vào Trường To

Trường đầu tiên điền vào trường To

The To field in Gmail

Nhập địa chỉ email của cá nhân mà bạn muốn gửi tin nhắn. Địa chỉ email cần chính xác.

2. Cách điền vào trường From

Trường From mặc định là địa chỉ Gmail của bạn sử dụng để tạo tin nhắn. Bạn không thể thay đổi trừ khi bạn kết nối tài khoản email của bạn với địa chỉ email khác.

3. Cách điền trường Subject

Trường tiếp theo là điền trường Subject.

Subject field in Gmail

Trường Subject là một tin nhắn mô tả ngắn. Nó hiển thị hộp thư người nhận trước khi họ mở tin nhắn.

Hãy cẩn thận, bạn cần điền cái gì vào trường Subject. Gõ một dòng tiêu đề không chuyên nghiệp hay để trống có thể làm cho tin nhắn của bạn đến thư mục rác của người nhận.

Cách gởi một bản sao trong Gmail

Bạn có thể gửi một bản sao tin nhắn của bạn cho những người nhận khác. Hiện có hai cách để làm điều này:

  •  Cc: là tạo ra các bản sao. Sử dụng CC để gửi email cho nhiều người cùng lúc và những người này sẽ cùng xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.
  • Bcccũng tương tự như trên. Đó là người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác nhưng những người này không thể nhìn thấy danh sách của những người cùng được nhận email này.

Để kích hoạt tùy chọn Cc Bcc, đặt con trỏ đến trường To. Tùy chọn Cc Bcc xuất hiện dưới góc bên phải biểu mẫu New Message.

The Cc and Bcc optionsĐể mở trường Cc, bấm vào tùy chọn Cc. Trường Cc Hiển thị dưới trường To.
The Cc field in Gmail
 

Nhập địa chỉ email của bất kỳ cá nhân mà bạn muốn nhận  bản sao của tin nhắn Gmail vào trường Cc.

Để mở trường Bcc, bấm vào tùy chọn Bcc. Trường Bcc hiển thị dưới trường Cc.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Loại địa chỉ email của bất kỳ cá nhân mà bạn muốn được sao chép ẩn danh vào thư Gmail trong trường Bcc.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm nội dung trong Gmail.

Bước 4: Tạo tin nhắn của bạn

Để gõ nội dung vào tin nhắn, bạn có thể kiểm soát tin nhắn của bạn trông như thế nào. Bạn có thể gửi tập tin đính kèm hoặc thậm chí tiền với tin nhắn của bạn.

Bắt đầu bằng cách gõ nội dung dưới dòng chủ đề.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Như bạn nhìn thấy ở ví dụ phía trên, tôi vừa mới bắt đầu nhập nội dung vào báo cáo của tôi. Tuy nhiên, tin nhắn chưa hoàn thành. Tôi cần thêm định dạng, đính kèm một tệp từ máy tính và nhúng vào một URL.

Hãy cùng xem lại cách thêm những cách cơ bản vào email và nhiều hơn thế nữa.

1. Cách kết hợp các định dạng trong Gmail

Tùy chọn định dạng của Gmail xuất hiện trong thanh menu phía dưới biểu mẫu New Message. Nếu chúng không hiển thị, nhấp chọn biểu tượng Formatting options (nó giống như chữ A in hoa gạch dưới) cạnh nút Send.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Từ trái sang phải, các tùy chọn định dạng là:

  • Font
  • Kích thước
  • Đậm
  • Nghiêng
  • gạch dưới
  • Màu font chữ
  • canh chỉnh font chữ
  • danh sách số
  • danh sách bulleted
  • thụt lề ít
  • thụt lề nhiều
  • Trích dẫn
  • Gỡ bỏ định dạng

Để áp dụng một tùy chọn định dạng, đặt con trỏ bên cạnh văn bản mà bạn muốn định dạng. Kéo con trỏ qua văn bản để chọn nó. Ngay khi văn bản được chọn, nhấp vào tùy chọn Formatting mà bạn muốn áp dụng để chọn văn bản.

Ví dụ, tôi sẽ áp dụng in đậm và dấu đầu dòng cho các phần của tin nhắn. Thư trong Gmail đã được định dạng trông như thế này.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Để đính kèm một tập tin từ máy tính của bạn hoặc Google Drive, nhấp chọn Attach files (nó trông như một cái kẹp) dưới của biểu mẫu New message.  Windows explorer được mở.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào thư của bạn. Nhấp chọn nút Open để đính kèm nó.

Lưu ý: có một sự giới hạn kích thước đính kèm trong Gmail. Tệp đính kèm của bạn không vượt quá kích thước 25MB. Điều đó có nghĩa là một tập tin đơn lẻ không thể vượt quá kích thước  25MB, hoặc một nhóm các tập tin không thể tải lên quá 25MB. Bạn cũng không thể đính kèm tệp với một file có đuôi là .exe vì loại tệp này có thể chứa virus. Tuy nhiên, có nhiều phương pháp hiệu quả cho việc gửi thư với các tập tin có dung lượng lớn bên cạnh Gmail.

3.  Cách chèn một liên kết vào Gmail của bạn

Bạn cũng có thể chèn một liên kết email hoặc một URL vào email của bạn. Để chèn một liên kết, đặt con trỏ vào trong text mà bạn muốn liên kết và nhấp chọn Insert link (nó giống như một dây xích) trong trình đơn Formatting Options. Hộp Edit link xuất hiện:

Cách soạn và gửi email với Gmail

Trong trường Text to display, gõ văn bản mà bạn muốn hiển thị theo liên kết.

Tiếp theo, nên chọn các liên kết là một địa chỉ web hoặc địa chỉ email:

  • Để chọn một địa chỉ web, nhấp chọn vòng tròn cạnh Web address và gõ URL.
  • Để chọn một địa chỉ email, nhấp chọn vòng tròn cạnh Email address và gõ địa chỉ email.

Nếu bạn muốn, bạn có thể kiểm tra địa chỉ URL bằng cách nhấp chọn Test this link.

Nhấp chọn nút OK khi hoàn tất. Các siêu liên kết đã được chèn vào tin nhắn của bạn.

Cách chèn các ký tự biểu cảm trong email của bạn

Để thêm một biểu tượng cảm xúc vào trong thư của bạn, nhấp chọn biểu tượng Insert emoji (nó giống như hình mặt cười) từ trình đơn Formatting options. Hộp tùy chọn Emoji hiển thị.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Bạn có thể sử dụng thanh cuộn bên phải của hộp hoặc biểu tượng cảm xúc đầu trang của hộp để tìm thêm biểu tượng cảm xúc. Khi bạn tìm được biểu tượng mà bạn thích, nhấp chọn nó và chèn vào thư trong Gmail của bạn.

Mẹo: Hãy nhớ cách gửi email chuyên nghiệp nếu bạn đang soạn một thư thương mại, những biểu tượng cảm xúc nào có thể sử dụng sai ngữ cảnh.

5. Cách kết hợp hình ảnh vào thư

Bạn có thể đưa một ảnh vào trong nội dung thư của bạn. Để hiển thị hộp Upload Photos, nhấp chọn biểu tượng Insert Photo (nó giống như một camera) trên trình đơn Formatting options.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Có ba cách bạn có thể chọn một ảnh để chèn vào thư của bạn:

  1. Tải lên các hình ảnh bằng cách kéo và thả từ máy tính của bạn
  2. Chọn hình ảnh thông qua Windows explorer
  3. Sử dụng một URL của ảnh (địa chỉ trang web)

Một khi bạn đã chọn một hình ảnh, nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái của hộp Upload Photos.

6. Cách gửi tiền

Nếu bạn có một tài khoản Google Wallet, bạn có thể gửi và yêu cầu nhận tiền thông qua Gmail. Để truy cập vào tính năng này, nhấp vào biểu tượng Send and request money (nó trông giống như một dấu hiệu đồng đô la). Thực hiện theo gợi ý trên màn hình để gửi hoặc yêu cầu rút tiền.

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng tính năng này nếu bạn đang gửi thông báo email đến hơn một người.

Bước 5: Xem lại nội dung tin nhắn của bạn

Trước khi bạn gửi thư, bạn nên xem lại nó cẩn thận. Chắc chắn những điều bạn muốn nói và thông tin là chính xác. Gmail cũng cung cấp một cách cho bạn kiểm tra lỗi chính tả.

Nếu thư chưa hoàn thành, bạn có thể lưu lại như là một bản nháp. Nếu bạn quyết định không gửi tin nhắn mà bạn vừa tạo, bạn có thể lưu lại như là một bản nháp.

Hãy xem các tùy chọn này.

1. Cách kiểm tra chính tả trong Gmail

Để kiểm tra chính tả trong thư của bạn, nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của hộp New Message. Trình đơn phụ More options hiển thị. Chọn Check spelling:

Cách soạn và gửi email với Gmail

Những lỗi trong tin nhắn được tô sáng màu vàng.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Để sửa lỗi. Nhấp chọn nút Recheck sau khi hoàn thành.

Cách lưu như là thư nháp trong Gmail

Không khó để lưu tin nhắn của bạn như là một bản nháp. Chỉ cần nhấp vào X ở góc trên bên phải của hộp New Message. Thư của bạn được lưu trong thư mục Drafts và gần hộp New Message.

Cách hủy một thư với Gmail

Nếu bạn quyết định không bao giờ gởi thư mà bạn soạn, bạn có thể hủy nó. Nhấp vào Discard draft (nó trông giống như một thùng rác) biểu tượng ở góc dưới bên phải của hộp New Message.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Bước 6: Gửi thư trong Gmail

Bây giờ bạn đã sẵn sàng gửi thư.

Cách gửi một thư trong Gmail

Khi hoàn tất, không khó để gửi một thư mới trong Gmail.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái của hộp New Message. Một tin nhắn sẽ hiển thị thông báo rằng thư của bạn đã được gửi.

Cách chuyển tiếp mail trong Gmail

Một cách khác của việc gửi mail là chuyển tiếp một tin nhắn. Bạn chỉ có thể chuyển tiếp một mail mà bạn đã gửi hoặc bạn đã nhận được. Bạn có thể tìm những mail bạn đã gửi trong thư mục thư Sent Mail.

Mở mail bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào mũi tên ở góc bên phải của mail.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Một trình đơn thả xuống xuất hiện. Nhấp chọn Forward. Gõ địa chỉ mail của người bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn đến trong trường To. Gõ thêm bất kỳ thông tin mà bạn muốn bao gồm nội dung mail.

Lưu ý rằng Gmail thêm một tiêu đề tin nhắn ban đầu bao gồm địa chỉ email của người gửi đầu tiên cũng như ngày và thời gian gửi.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Khi bạn đã sẵn sàng để gửi mail được chuyển tiếp, nhấp vào nút Send ở góc dưới bên trái.

Cách phản hồi mail trong Gmail

Một cách khác của việc gửi mail là trả lời một mail. Bạn chỉ có thể trả lời một mail mà bạn đã gửi hoặc bạn đã nhận. Bạn có thể tìm lại mail đã gửi trong thư mục Sent Mail.

Cách soạn và gửi email với Gmail

Nhập bất kỳ thông tin bổ sung mà bạn muốn bao gồm nội dung mail. Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái.

[Share]!!

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách soạn và gửi email với Gmail được giới thiệu trên Secret. Ngoài ra bạn có thể tham khảo và download các mẫu Email Template, Email Signature chuyên nghiệp từ Graphic.com.vn.

Source Tutplus
Via Secret Team Tutquick Team
Comments
Loading...