Secret Graphic Design chia sẻ Free Templates, Tutorial về Graphic Design, Font, Icon, Vector, Website, Video, Photo,...được cất giấu bí mật trên Mặt Trăng

[60s_Share] Cách Viết Email Chuyên nghiệp và Rõ ràng

Cách viết email chuyên nghiệp – Email là công cụ giao tiếp được hầu hết chúng ta lựa chọn. Email tuyệt vời vì bạn không cần phải có mặt cùng lúc với người đối thoại với bạn để có thể giao tiếp. Nó cho phép chúng ta tiếp tục các dự án khi đồng nghiệp của chúng ta không có hoặc ở phía bên kia của thế giới.

Có một vấn đề: hầu hết chúng ta đang chết đuối trong các email. Trung bình một người sử dụng email cho doanh nghiệp nhận và gửi hơn 100 email một ngày, theo một báo cáo được công bố bởi Tập đoàn Radicati.

Nổi bật trong đó, tất cả các email đều quá dễ dàng bị hiểu lầm. Một nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy rằng 64% số người gửi hoặc nhận một email gây ra sự tức giận ngoài ý muốn hay sự nhầm lẫn.

Do khối lượng email mà chúng ta gửi và nhận, và vì email thường bị hiểu sai, nên điều quan trọng là viết email một cách rõ ràng và súc tích.

Viết các email ngắn và tập trung sẽ làm giảm thời gian mà bạn bỏ vào email và giúp cho bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho các email của bạn ngắn gọn, bạn có thể sẽ bỏ ra ít thời gian vào email hơn và dành thời gian đó vào công việc khác. Điều đó nói lên rằng, viết một cách rõ ràng là một kỹ năng. Cũng giống như tất cả các kỹ năng khác, bạn sẽ phải làm việc với nó. Ban đầu, có thể bạn viết các email dài hay ngắn đều mất thời gian như nhau. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, bạn cũng sẽ giúp đỡ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc nhân viên để đạt được hiệu quả hơn bởi vì bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư của họ, giúp dễ dàng hơn để họ để trả lời bạn.

Bằng cách viết rõ ràng, bạn sẽ được biết đến như một người biết được những gì mà cô ấy hoặc anh ấy muốn và người giúp hoàn thành mọi thứ. Cả hai đều tốt cho viễn cảnh nghề nghiệp của bạn.

Vậy, điều gì cần thiết để viết email rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp?

Cách Viết Email Chuyên Nghiệp

Cách Viết Email Chuyên Nghiệp Và Rõ Ràng – 11 Điều Dưới Đây Sẽ Giúp Bạn

Các email rõ ràng luôn luôn có một mục đích rõ ràng.

Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống để viết một email, hãy dành vài giây để tự hỏi mình: “Lý do tôi gửi email này là gì? Tôi cần gì từ người nhận? ”

Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, thì bạn không nên gửi một email. Viết email mà không biết những gì bạn cần sẽ lãng phí thời gian của bạn và thời gian của người nhận và có nghĩa là bạn sẽ vật lộn để tự diễn đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng và súc tích.

Đây cũng là thời điểm tốt để tự hỏi mình: “Liệu email này có thật sự cần thiết” Một lần nữa, chỉ gửi email thật sự cần thiết cho thấy sự tôn trọng đối với người mà bạn đang gửi email.

Các Email không giống như các cuộc họp kinh doanh. Với các cuộc họp kinh doanh, càng nhiều chương trình nghị sự được thông qua, thì cuộc họp càng hiệu quả.

Với email, điều ngược lại là đúng. Bạn càng có ít thứ bao gồm trong email, thì càng tốt.

Đó là lý do tại sao nên thực hành quy tắc “một thứ”. Làm cho mỗi email mà bạn gửi nói về một thứ duy nhất. Nếu bạn cần liên lạc về một dự án khác, hãy viết một email khác.

Đồng cảm là khả năng nhìn thế giới qua con mắt của người khác. Khi bạn làm điều này, bạn sẽ hiểu những suy nghĩ và cảm xúc của họ.

Khi bạn viết các email, hãy suy nghĩ về lời nói của bạn từ quan điểm của người đọc. Với tất cả những gì bạn viết, hãy tự hỏi mình:

  • Tôi sẽ hiểu câu này như thế nào, khi ai đó đọc nó?
  • Tôi sẽ cảm thấy thế nào nếu tôi nhận được nó?

Đây là một tinh chỉnh đơn giản đối với cách bạn viết. Tuy nghĩ về người khác sẽ biến đổi cách họ phản hồi lại bạn.

Dưới đây là một cách đồng cảm khi nhìn vào thế giới để giúp bạn bắt đầu. Hầu hết mọi người:

  • Đều bận rộn. Họ không có thời gian để đoán những gì bạn muốn, và họ muốn có thể đọc và trả lời email của bạn một cách nhanh chóng.
  • Đánh giá cao một lời thăm hỏi. Nếu bạn có thể nói điều gì đó tích cực về họ hoặc công việc của họ, hãy làm như vậy. Lời nói của bạn sẽ không bị lãng phí.
  • Cũng giống như được cảm ơn. Nếu người nhận đã giúp bạn bằng bất kỳ cách nào, hãy nhớ nói lời cảm ơn. Bạn nên làm điều này ngay cả khi đó là công việc họ phải làm để giúp bạn.

Trong giây lát nữa, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể thêm lời khen và cảm ơn vào cấu trúc của mỗi email mà bạn gửi.

Khi bạn gửi email cho một ai đó lần đầu tiên, bạn cần phải cho người nhận biết bạn là ai. Thông thường, bạn có thể làm điều này băng một câu. Ví dụ: “Thật tuyệt vời khi được gặp bạn tại [sự kiện X].”

Một cách để giữ cho lời giới thiệu ngắn gọn là viết chúng giống như bạn đang đối mặt với người nhận. Bạn chắc sẽ nói chuyện không ngừng trong một đối thoại dài năm phút khi gặp ai đó. Do vậy, đùng làm điều đó trong email.

Không chắc liệu lời giới thiệu có cần thiết? Có thể bạn đã liên lạc với người nhận trước đó, nhưng bạn không chắc chắn cô ấy nhớ bạn hay không. Bạn có thể để lại thông tin của bạn trong chữ ký email. Điều này là có lý bởi vì:

  • Nó giữ cho phần thân chính của email càng ngắn càng tốt.
  • Nó tránh hiểu lầm. Giới thiệu lại về mình cho những người đã biết bạn được xem là thô lỗ. Nếu cô ấy không chắc liệu cô ấy có biết bạn hay không, thì bạn có thể chỉ cần để cô ấy xem chữ ký của bạn.

Nói về chữ ký, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập nó. Đó là một cách vắn tắt trong việc chia sẻ thông tin mà bạn nên bao gồm trong mỗi email. Nhưng đặt thông tin này trong chữ ký của bạn, bạn sẽ giữ cho phần thân của email trở nên ngắn gọn.

Chữ ký của bạn nên bao gồm:

  • Tên của bạn.
  • Vị trí công việc của bạn.
  • Một liên kết đến trang web của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể bao gồm các liên kết đến các tài khoản mạng xã hội của bạn, và một câu mô tả ngắn gọn về cách bạn giúp đỡ mọi người.

Trong tất cả các email bạn viết, bạn nên sử dụng đủ câu để nói về những gì bạn cần và không hơn. Một cách làm hữu ích ở đây là giới hạn chính bạn chỉ năm câu.

Doanh nhân Guy Kawasaki giải thích rằng:

Ít hơn năm câu thường là đột ngột và thô lỗ, nhiều hơn năm câu thì lãng phí thời gian.

Sẽ có những khi không thể giữ cho một email trong năm câu. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, năm câu là đủ.

Làm theo quy tắt năm câu, và bạn sẽ thấy mình viết email nhanh hơn. Bạn cũng sẽ nhận được nhiều email trả lời hơn.

Không chắc viết một email trong năm câu là khả thi? Thì hãy đọc tiếp…

Chìa khóa để giữ cho email của bạn ngắn gọn là gì? Sử dụng một cấu trúc chuẩn. Đây là một mẫu bạn nên làm theo cho mỗi email mà bạn viết.

Cũng như giữ cho các email của bạn ngắn gọn, làm theo một cấu trúc chuẩn cũng giúp bạn viết nhanh.

Theo thời gian, bạn sẽ phát triển một cấu trúc phù hợp cho bạn. Dưới đây là một cấu trúc đơn giản để giúp bạn bắt đầu:

  • Lời chào
  • Một lời khen hay lời pha trò
  • Lý do cho email của bạn
  • Một lời kêu gọi
  • Một thông điệp kết thúc
  • Chữ ký

Hãy nhìn kỹ vào từng phần.

Lời chào. Đây là dòng đầu tiên của email. “Xin chào, [Tên]” là một lời chào điển hình.

Khen hoặc Trêu đùa. Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, thì một lời khen tạo ra một sự mở đầu tuyệt vời. Một lời khen tốt được viết ra cũng có thể đóng vai trò như là một lời giới thiệu. Ví dụ:

  • “Tôi rất thích buổi thuyết trình của bạn về [chủ đề] vào [ngày].”
  • “Tôi tìm thấy bài viết của bạn trên blog về [chủ đề] thực sự rất hữu ích.”
  • “Thật vui khi gặp bạn tại [sự kiện].”

Nếu bạn muốn gửi đến ai đó mà bạn biết, thì hãy sử dụng một lời truê đùa để thay thế. Một lời truê đùa thường là một biến thể của “Tôi hy vọng bạn ổn.” Ngoài ra, bạn có thể nói lời cảm ơn cho một cái gì đó mà họ đã giúp bạn hoặc về thông tin mà họ gửi trong một email trước.

Như Vinay Patankar của blog Abstract Living giải thích:

Bạn nên LUÔN LUÔN theo sau một lời truê đùa sau lời chào của bạn. Mỗi khi chắc chắn. Khắc sâu điều này dần dần bạn sẽ viết email của bạn nhanh hơn. Không có lý gì mà mỗi email của bạn không nên có một câu truê đùa… Bạn sẽ không bao giờ mất bất cứ điều gì bằng cách thêm vào một câu trêu đùa, bạn sẽ làm cho mọi người chăm chú nhiều hơn để đọc phần còn lại của email, bạn sẽ cần giảm nhẹ lời bình, và sẽ đạt những cảm xúc tích cực. Hầu hết chỉ đơn giản là sẽ bỏ qua nó, nhưng trong hai giây của bạn, nó hoàn toàn xứng đáng.

Lý do cho email của bạn. Trong phần này, bạn nói, “Tôi đang gửi email để hỏi về…” hoặc “Tôi tự hỏi nếu bạn có thể giúp đỡ…” Bạn đôi khi sẽ cần hai câu này để giải thích lý do viết email của bạn.

Một lời mời gọi. Sau khi bạn đã giải thích lý do của bạn khi gửi email, đừng cho rằng người nhận sẽ biết phải làm gì. Cung cấp các hướng dẫn cụ thể. Ví dụ:

  • “Ông có thể gửi cho tôi các tập tin đó vào thứ năm?”
  • “Bạn có thể viết xong điều đó trong hai tuần tới?”
  • “Xin hãy viết thư cho James về điều này, và cho tôi biết khi bạn đã làm xong điều đó.”

Cấu trúc yêu cầu của bạn như là một câu hỏi khuyến khích người nhận trả lời. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dòng “hãy cho tôi biết khi bạn đã hoàn thành điều đó” hoặc “cho tôi biết điều đó có ổn với bạn hay không.”

Câu kết. Trước khi bạn ký email của bạn, hãy chắc chắn bao gồm một dòng kết. Điều này có hai mục đích là lặp lại lời kêu gọi của bạn, và làm cho người nhận cảm thấy ổn.

Ví dụ về dòng kết tốt bao gồm:

  • “Cảm ơn vì tất cả những sự giúp đỡ của bạn đối với điều này.”
  • “Điều đó có tốt không?”
  • “Tôi mong muốn được lắng nghe những gì bạn nghĩ.”
  • “Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”

Lời chúc. Đây có thể là “Những lời chúc tốt đẹp nhất”, “Trân trọng”, “Chúc bạn những điều tốt đẹp nhất”, hay “Cảm ơn rất nhiều”. Bạn nên luôn luôn kèm theo lời chúc với tên của bạn.

Quay trở lại năm 1946, George Orwell khuyên các nhà văn nên:

Đừng bao giờ sử dụng một từ dài khi đã có một từ ngắn.

Lời khuyên này thậm chí còn phù hợp hơn trong thời buổi này, đặc biệt là khi viết email.

Những từ ngắn gọn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đọc. Bằng cách sử dụng các từ ngắn gọn, bạn đã làm được công việc khó khăn là làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu.

Điều này cũng đúng đối với câu và đoạn văn ngắn. Tránh viết các khối văn bản lớn nếu bạn muốn email của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Điều này dẫn đến một quy tắc viết khác của George Orwell, mà có thể giúp bạn giữ cho các câu của bạn càng ngắn càng tốt:

Nếu có thể bỏ đi một từ, hãy luôn luôn bỏ nó ra.

Một khi bạn đã theo cấu trúc email tiêu chuẩn, hãy cắt gọn từng câu càng ngắn có thể.

George Orwell một lần nữa nói:

Đừng bao giờ sử dụng câu bị động nơi mà bạn có thể sử dụng câu chủ động.

Trong văn viết, có hai loại tiếng giọng điệu, chủ động và bị động.

Dưới đây là một câu chủ động:

Tôi ném trái bóng.

Và đây là một câu tương tự trong bị động:

Trái bóng bị ném [bởi tôi].

Câu chủ động thì dễ đọc hơn. Nó cũng khuyến khích hành động và trách nhiệm. Đó là bởi vì trong câu chủ động, các câu tập trung vào người thực hiện hành động. Trong câu bị động, các câu tập trung vào đối tượng đang bị thực thi. Trong lời nói bị động, có vẻ là các thứ đang xảy ra bởi chính chúng. Trong lời nói chủ động, các thứ chỉ xảy ra khi người ta hành động.

Nhà triết học người Pháp Blaise Pascal từng nói:

Nếu tôi có thêm thời gian, tôi sẽ viết cho bạn một lá thư ngắn hơn.

Nói cách khác, viết các email ngắn có thể là một công việc khó khăn hơn so với việc viết các email dài.

Một phần công việc khó khăn trong việc viết email ngắn gọn là rà soát lại một cách cẩn thận. Hãy tự đọc lớn email của bạn, kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp. Tự hỏi bản thân mình:

  • Yêu cầu của tôi có rõ ràng không?
  • Có thể có bất kỳ sự hiểu lầm nào không?
  • Tôi sẽ nghĩ thế nào nếu tôi là người nhận?

Xóa bất kỳ từ ngữ, câu văn, và đoạn văn không cần thiết khi bạn rà soát lại.

Nếu bạn muốn thể hiện cá tính của bạn trong email, hãy để điều này tỏa sáng một cách tinh tế thông qua phong cách viết của bạn. Đừng sử dụng các biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắt của chat (như LOL), hoặc phông chữ và hình nền đầy màu sắc. Mặc dù những điều này có thể đã ở trong các email trong suốt những năm thiếu niên của bạn, nhưng hiếm khi phù hợp trong bối cảnh chuyên nghiệp.

Lần duy nhất phù hợp khi sử dụng biểu tượng cảm xúc hay trò chuyện viết tắt là khi bạn đang phản ánh ngôn ngữ email của người bạn muốn gửi đến.

Email là một cách giao tiếp ít trang trọng hơn là viết một lá thư hoặc thậm chí thực hiện một cuộc gọi điện thoại. Viết giống như bạn nói làm cho bạn vô tình dễ mến và thân thiện. Nó cũng giúp bạn giữ cho email của bạn ngắn gọn. Sau khi tất cả, rất ít người trong chúng ta nói bằng những đoạn dài dòng.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng email của bạn phản ánh bạn là ai trong thế giới thực. Nếu bạn không muốn nói điều gì đó trước mặt một người, đừng có nói trong một email. Và nên nhớ cư xử cho lịch sự. “Xin vui lòng” và “Cảm ơn bạn” có tác dụng hơn cả mong đợi.

[Share]!!

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách viết Email chuyên nghiệp được giới thiệu trên Secret. Ngoài ra bạn có thể tham khảo và download các mẫu Email Template, Email Signature chuyên nghiệp từ Graphic.com.vn.

Source Tutplus
Via Secret Team Tutquick Team
You might also like
Comments
Loading...